QUICK-PRO (QUALITY INFORMATION & COMPANY KNOWLEDGE OF PROJECT)

Lesson Title

Submitted By

Project Name

Project Stage

Project Phase

Context

Merujuk ke dokumen kontrak No. 26070-203-G22-M04-J0003-B04 Buku 2/14 Contract of EPC Storage Tanks Modification and Piping System (RDMP) Project RU V Balikpapan halaman 101 dari 118 tertanggal 19 Juni 2019, disampaikan bahwa aktivitas Project Document Control & Management dilakukan dengan menggunakan platform Aconex. Seharusnya, penggunaan EDMS Aconex PIPMS digunakan sejak awal project sehingga diharapkan archive management proyek dapat dimonitor dan dikelola dengan baik.

Description of the event

1. Sampai dengan Tahun 2022, pengelolaan dokumen pada pekerjaan Tank Modification & Piping System belum menggunakan EDMS Aconex PIPMS. Merujuk pada dokumen B03-011-KPI32000-2022-S9 Revisi Ke-0 TKO Pelaksanaan Standardisasi Pendokumentasian Dokumen Proyek, seharusnya pada proyek ini menggunakan Aconex PIPMS sebagai EDMS.

2. Direktur Pengembangan PT KPB telah merilis surat No. 1123/KPB1000/2021-S0 perihal Pengelolaan Dokumen Proyek dengan menggunakan Aconex PIPMS tertanggal 13 April 2021. Tetapi tidak ada tindak lanjut baik dari pihak KPB maupun pihak WIKA untuk follow up dan koordinasi terkait teknisnya.

3. Sampai dengan Tahun 2022 dokumen belum terdokumentasi dengan baik karena dokumen dikerjakan oleh masing-masing fungsi menggunakan hardcopy secara manual.Dengan tidak adanya transmittal yang digunakan dalam pengiriman dokumen antar fungsi di KPB, menyebabkan tidak adanya historikal dan archived dokumen, sehingga terjadi kesulitan dalam pencarian beberapa dokumen

4. Merujuk pada kontrak No. 26070-203-G22-M04-J0003-B04 Buku 2/14 Contract of EPC Storage Tanks Modification and Piping System (RDMP) Project RU V Balikpapan halaman 101 dari 118 tertanggal 19 Juni 2019, telah disampaikan bahwa aktivitas Project Document Control & Management dilakukan dengan menggunakan platform Aconex. Kemudian dipertegas dengan surat Direktur Pengembangan PT KPB No. 1123/KPB1000/2021-S0 perihal Pengelolaan Dokumen Proyek dengan menggunakan Aconex PIPMS tertanggal 13 April 2021

5. Penggunaan Aconex baru dilakukan mulai 18 Januari 2023 atau 21 bulan sejak surat dirilis oleh Direktur 
Pengembangan. KPB mendaftakan User ID (UID) tim WIKA sesuai pada dokumen B10-001-KPI32000-2024-S9 Revisi Ke-0 TKO Pelaksanaan Pengelolaan User Identification Pertamina Integrated Project Management System. Selanjutnya, memberikan training secara offline di gedung NSO. Per Bulan Februari, pengelolaan dokumen menggunakan EDMS Aconex dilakukan secara penuh. Dalam penggunaan EDMS, merujuk pada dokumen D10-001-KPI32000-2021-S9 Revisi Ke-0 TKPA Penggunaan Modul Document & Drawing Management Pertamina Integrated Project Management System (PIPMS).

Impact

Mutu

Waktu

Biaya

HSSE

Root Cause

Download Dokumen Root Cause

Lesson Identified (Correction)

1. Tim Document Control Owner melakukan sharing session dengan fungsi terkait untuk penggunaan EDMS Aconex pada proyek
2. Tim Document Control mendaftarkan User ID Aconex dan memberikan pelatihan kepada Document Control Owner dan Contractor untuk penggunaan EDMS Aconex pada proyek
3. Document Control Contractor melakukan upload semua file proyek ke EDMS Aconex pada dokumen yang belum teregister di Aconex
4. Tim Document Control Owner menyusun Tata Kerja Organisasi perihal Pelaksanaan Review dan Approval Dokumen Proyek Melalui Electrinic Document Management System (EDMS). Unique Code: TKO-800-001

Resolution (What Can Be Improved)

Agar dapat memastikan hal - hal berikut :
1. Dalam proses membuat, memperbarui, pengendalian, dan penyimpanan informasi terdokumentasi, hendaknya mengacu kepada ISO 9001:2015 Klausul 7. Kemudian dapat dicantumkan pada kontrak agar historikal dan archived dokumen dapat terkendali dengan baik. Selain itu, diharapkan kesadaran tiap personal untuk menjalankan proses ini.

2. PIC Document Control dari tim proyek internal Pertamina dapat mengacu kepada TKO nomor B03-011-KPI32000-2022-S9 mengenai Pelaksanaan Standardisasi Pendokumentasian Dokumen Proyek sebagai referensi.

3. PIC Document Control dari Kontraktor dapat diberikan referensi ETP nomor RP-ETP-PMC-GP-0014-00-2022 Electronic Document Management System Procedure agar dijadikan acuan dalam pendokumentasian dokumen proyek.

Dokumen Evidence

Download Dokumen Evidence

Deadline

2024-12-31

Kembali

Detail PLL